¿Sin archivo? Escribe el informe desde cero
La reunión es mañana. No tienes un documento: solo algunos números y una decisión que tomar. Escribe quién está en la sala, qué hay que decidir y los datos que ya tienes.
Empezar un informe1. Escribe quién escucha y qué hay que decidir
Si no tienes archivo, mete la reunión en el cuadro: quién escucha, qué hay que decidir y los números que ya tienes. No escribas solo «PPT de operaciones del segundo trimestre».
Nosotros escribimos: Escribe un informe de operaciones del segundo trimestre, de 12 minutos, para el vicepresidente de cadena de suministro de un distribuidor mediano de electrónica. Público: dirección interna, no clientes. Hay que decidir si seguimos con el 3PL de Shenzhen o si en el cuarto trimestre devolvemos el control de calidad de entrada a casa. Usa solo estos datos, no inventes cifras: volumen de entrada 1,84 millones de unidades en el segundo trimestre, +11 % frente al primero; mediana de muelle a stock 14,2 horas frente a un objetivo de 8 horas; tasa de daños 1,9 % (primer trimestre 1,4 %); factura del 3PL 2,31 millones de dólares frente a 1,96 millones; el 8 de junio se derrumbó un palé (47 unidades) y el 22 de junio hubo una oleada de etiquetas mal puestas (612 unidades al centro de distribución equivocado). Valora una prueba en paralelo de 90 días con el 30 % del control de calidad de entrada en casa. No escribas un folleto de producto. Haz un informe para decidir.
Luego haz clic en Generar esquema.
2. Después de enviarlo, no cierres esta pestaña
Aparecerá una barra de progreso. Quédate en esta página hasta que termine. Cuando acabe, las diapositivas empiezan solas.
Si cierras la pestaña y no vuelves, puede que las diapositivas aún no estén listas. Abre el proyecto otra vez para continuar.
3. Mira las diapositivas que han salido
Esta vez abrió con la decisión: de muelle a stock en 14,2 horas frente a un objetivo de 8, daños al 1,9 %. Las páginas siguientes cubrían los dos incidentes de junio. Eso es un informe, no una presentación de la empresa.
Si una página no está bien, corrige esa página.
4. Si el título es demasiado largo, pídele que lo acorte
A veces el título sale como un párrafo entero. En Edición IA de esa página, escribe «Acorta el título». No hace falta rehacer toda la presentación.
5. Exporta PPT o PDF
Cuando se vea bien, haz clic en Exportar. Elige PPTX si vas a seguir editando en PowerPoint. Elige PDF si solo necesitas enviar un archivo.
Si se lee como un folleto de producto
Revisa esto:
- Solo escribiste un tema, no quién escucha ni qué hay que decidir.
- Dejaste que inventara números que no tienes.
- Escribiste «pendiente» o «por confirmar», y salió impreso en la diapositiva.
- Indicaste un número de diapositivas. Escribe cuánto dura la reunión.
¿El informe trimestral ya es un archivo?
Mira Cómo convertir un PDF o un Word en diapositivas, o Ya tienes un PPT: solo hay que retocarlo. Esta guía es para la reunión que todavía no tiene archivo.